2019年から日本ではキャッシュレスが大きな話題となり、覚えきれないほどたくさんの「Pay」が普及し、支払いが便利になったり、ポイント還元などでお得になったりしています。
そんなキャッシュレスの影に隠れていますが、「ペーパーレス」も企業にとっては重要な話題です。しかし日本では業務や環境の改善につながる「ペーパーレス」を推進したい企業が多いのになぜなかなか浸透しないのでしょうか。
「ペーパーレス」の概要、紙の問題点と「ペーパーレス」のメリットをご紹介します。
「ペーパーレス＝紙がない」という翻訳の通り、業務から紙をなくし、コストダウンと効率化を図っていこう取り組みのことです。
推進するにあたっては当然ですが新しいルールを作り、業務フローを改善する必要があり、さらに導入のための費用や時間がかかります。しかしその手間ひまを考慮した上でも導入する価値があります。
具体的に「紙」と「ペーパーレス」を以下の表で比較してみました。
| 紙 | ペーパーレス | |
| 紙代 | ・紙代（白紙、専用帳票など）・プリンター代（プリンタ、イン ク・トナー、保守、電気代） | ・PDF作成ソフト購入代・プリンター代（ペーパーレスと言っても100％紙をゼロにする、というのは現実的ではありません。必要な場合もあるのでペーパーレスにしてもかかります） |
| 郵送代 | ・案内文・納品書・請求書・領収書など送る際の切手代・封筒代 | PDFをメールに添付すればかかりません |
| 保管 | ・ファイリングの手間・保管場所の確保・場合によっては倉庫を利用（倉庫の賃借料・輸送費）・書類を探す手間・災害時に原本を消失してしまう | ・ファイルサーバーで管理すれば今までのサーバー管理費に含められる・クラウドサーバーを借りて保管・ファイル名のルールを統一すれば簡単に検索・災害時もデータがあればOK |
| 経費精算 | ・備品購入・出張費などの精算が面倒・必要な添付書類の確認、ハンコをおすルールが複雑・年末調整・社会保険など法的書類を手書きで提出 | ・経費精算システムで簡単・スムーズに書類を提出・承認・年末調整・社会保険も専用システムを導入すれば紙が必須の領域以外はすべてデータで管理 |
| 契約 | ・分厚い取引契約書に色々なハンコを押して取引先とやりとりをするのが手間 | ・高セキュリティの電子契約システムで双方の手間を省略 |
| カタログ | ・カタログの印刷・保管・新しいカタログができたら古いものは破棄しなくてはいけないのが費用・資源の無駄 | ・スマホ・タブレットの普及で電子カタログを公開する企業が増加・Webページの内容を充実させることで閲覧者を増やせる |
| 環境問題 | ・紙資源を消費することは環境問題につながります | ・紙資源を削減することでエコ活動につながります |
・導入コストがかかる
様々な分野でペーパーレス化ができますが、上記のようなシステムを導入する場合は当然イニシャルコスト、ランニングコストがかかります。システム以外にもスキャナーやタブレットなどの機器も必要です。しかし導入コスト以上にかかるのが「紙のまま」の場合の人件費です。繁忙期になると紙を使った作業による残業代が増加します。短期で臨時職員を雇用する場合にも人件費がかかってしまいます。従業員の士気にも影響するので最終的にはシステム導入の方がメリットが大きいでしょう。
・「紙のままでいい」という考えを変えさせる
今まで「そういうものだから」と特に気にせず紙を中心としたフローやルールで日々業務にあたっている方や「ルールを変えるのが面倒」「新しいシステムを習得するのが手間」という方もいらっしゃると思います。確かに導入時の手間はありますが、軌道に乗れば必ず大きなメリットを感じられるはずです。
特に日本ではベテラン従業員にそういった傾向があるため、導入時に時間をかけて説得し、全社一丸となって取り組むのがベストです。
海外と比較すると電子書籍の普及が遅れている日本は紙に対して安心感や信頼感がある文化・国民性があることも、ペーパーレスが普及しない要因の1つであると考えられます。
紙でのやりとりを廃止する企業も少しずつ増えてきており、「ペーパーレス」は現在スロースピードで普及が進んでいたり政府が「電子帳簿保存法」や「電子申告・申請の義務化」を推奨したりと「ペーパーレス」に取り組むチャンスでもあります。
当然ですが「ペーパーレス」を軌道に乗せるのには手間も時間もコストもかかります。しかし軌道に乗せてしまえば、ランニングコストは削減でき、手作業の時間や手間がなくなり、最終的に業務を効率化することができます。
「働き方改革」で推奨されている「テレワーク」も「紙があるから出勤しないと・・・」といった悩みも解決し、遠隔地での業務も可能になります。
「ペーパーレス」は従業員にとっても経営者側にとってもメリットが大きい業務改善の分野です。まずその目の前の書類の印刷を一旦止めて、導入を考えてみると効率化の第一歩になると思います。
著者プロフィール
ペンネーム
中邨家大之助
プロフィール
日本国内のソフトウェアベンダーで販売促進・データ分析に従事しながらWebライターとして活動中。
いつか家族でベトナム旅行をするのが夢。
趣味はバンド活動・登山。
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