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ロボットによって業務を自動化できるRPAは、業務効率を上げることができるとあって近年注目を浴びています。
とはいえRPA導入に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。
「本当に活用できているの？」「コストと時間をかけて失敗してしまわないか不安だ」となかなか検討・導入に踏み込めない方も多いと思います。
そこで今回はRPA導入の成功事例、失敗事例をご紹介しながらRPA導入時の注意事項やポイントなどをご紹介します。
これらに当てはまる方におすすめの記事となっています。これを読めばRPAを導入する時の注意事項が分かりますよ。
RPAは提携の処理・作業を自動で実行することができる、パソコンの中で動くソフトウェアです。
単純で工程が多い作業を処理することが得意です。
時間がかかる手作業も、就業終了後の夜中にRPAに実行させれば人件費の削減にもつながります。
最終的な確認は人の目が必要になる場合もありますが、削減された時間は人間でなくてはできない業務にあてることで効率化にもなります。
RPAを導入し結果を出すために最も重要なことは、「目標を設定し、準備をすること」です。
導入するまでにはさまざまなタスク・決定事項があります。
一般的に最初の段階で多く実施されているのが、現状の業務やフローの問題点の洗い出しをするために業務マニュアルやフローを作ることです。
その中から自動化できる業務を選定し、RPAでシナリオ（作業手順のようなもの）にできるかを検討します。
ここで重要なのはすべての処理をRPAに任せようとするのではなく、イレギュラーな処理は除外することです。
時々発生するケースのために労力を費やし、シナリオが複雑化してしまうのは効率が悪いため、イレギュラーについては今まで通りにしたり、場合によってはRPA導入をきっかけにルールを変える・廃止にしたりする、などの選択をする事例もあります。
すべてをRPAで自動化を目指すのではなく、効率化したい業務、効率化しやすい業務を選定し、進めていくのがRPA導入の成功の第一歩です。
実際にRPA導入の成功事例をご紹介します。
A社ではRPAを経理部で導入しました。事前に時間と手間がかかっている業務を調査、洗い出し。マニュアルやフローにまとめて情報システム部門が複数のRPA製品から自社に合うと判断したRPAを選定・導入しました。
経理部では売上・売掛管理システムの売掛データを出力後、銀行の入金データをオンラインバンキングシステムから出力し、表計算ソフトでチェック・突き合わせしていました。
明細数が膨大になると時間がかかり、特に月末や決算期末には担当社員は残業が増え、その他の業務に手がつけられない状態でした。
そこでデータの出力から突き合わせまでの一連の流れをRPAに移管。
膨大で細かいチェック作業をRPAに移管することに成功。夜中に自動で処理を進めておき、翌朝出社後にエラーや未入金の確認をすれば業務完了という業務フローを確立できました。
その後は定期的なシナリオのメンテナンス、追加したい処理があった場合も情報システム部門とコミュニケーションをとりながら運用しています。
逆に失敗してしまった事例をご紹介します。
B社では売上管理システムから1日1回データを出力し、表計算ソフトで情報を付加して全社にメールで送信していました。
得意先カテゴリや商品カテゴリなどの情報付加の作業には経験による判断が必要で、特定の社員でないと作業できない状況を打破するためにRPAを導入し、属人化した業務の自動化を試みました。
売上データを出力するところまでは問題なく完成しましたが、「経験による判断」が複雑ですべてRPAで自動化することができず、結局手作業でやった方が早い、と判断され使わなくなってしまいました。
またC社ではRPAの導入・シナリオ作成は成功したものの、その後の社内・社外の変化に対するシナリオのメンテナンスや改良への対応ができず頓挫してしまいました。
複数の得意先の担当エリア変更や組織改編などによるシナリオ編集が頻繁に発生し、RPA担当者が対応に追われ、運用が困難になりました。
RPAを導入する際に考えること、決めることはたくさんあります。
その中でも重要なポイントは部署やプロジェクトで目的・目標を明確にし、現状の課題と現場の要望を洗い出すことです。
そして「理想」と「現実」のギャップを埋めていきます。
そして導入・運用スタートは成功の第一段階で、その後はシナリオの管理と改良、RPAで自動化する業務を増やしさらなる業務の効率化を継続できれば企業としての「成功」にもつながるのではないでしょうか。
今回は会社を例にしましたが、RPAの導入は企業以外にも役所や公益法人、官公庁などでも進んでいます。
RPAはパソコンを使った定型業務があれば必ず役立つ存在になります。
検討・導入を慎重に進め、運用できれば経営者にとってはコストダウンが実現します。
現場にとっても時間短縮や業務の効率化が実現できます。
RPA導入の成功には一部の関係部署や情報システム担当者・担当部署、経営者の判断だけではなく、全社で効率化できる業務を考え、一丸となって取り組むことが重要です。
さまざまな導入効果を得られるRPAを「パソコンの中の頼れる相棒」として迎え入れてみてはいかがでしょうか。
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