TOP テクノロジー 今注目の「BIツール」は表計算ソフトとどう違う?

今注目の「BIツール」は表計算ソフトとどう違う?

by Van Nguyen
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「BIツール」という言葉を聞いたことがありますか?

「BI」は「Business Intelligence(ビジネス・インテリジェンス)」の略で、ビジネスを進めていく際に蓄積されていくさまざまなデータを分析し、経営判断・意思決定に活用するための技術・手法のことを指します。そして「BIツール」は「BI」を実現するためのツールで、導入する企業が増加しています。

「ビッグデータ」という言葉も聞いたことがある方が多いと思いますが、「ビッグデータ」も「BI」と同じく分析に使うための「大きなデータ」です。大きなデータを蓄積しておくだけでは意味がありません。いかに有効活用するかが重要です。「ビッグデータ」はその名の通り「大きなデータ」なので過去にはスペックの高いサーバーでも分析・集計には時間がかかりました。

しかしここ数年のパソコンやタブレット・スマートフォンの処理能力の発展により、大きなデータもスピーディに処理できるようになってきたことで「BI」と結びつき、今まで以上にデータを利活用していくことが企業の発展につながると注目を集めています。

そうは言っても長い間表計算ソフトで集計や分析をしてきた企業にとってはなかなか導入検討に踏み切れないと思います。

そこで今回は「BIツール」の導入検討の第一歩として表計算ソフトとの違いを中心に「BIツール」をご紹介します。

「BIツール」と「表計算ソフト」はどう違う?

「データの集計ならエクセルなどの表計算ソフトで十分じゃないか」と感じた方がいらっしゃると思います。確かに表計算ソフトも進歩を続け、色々な機能を搭載しているため、わざわざ「BIツール」を導入しなくても集計や分析はできます。表計算ソフトの存在を否定するつもりは全くありませんが、「BIツール」の方が優れている点をご説明することで「BIツール」の導入を検討するきっかけになるのではないかと思います。

<大容量データに強い>

表計算ソフトはデータが大きくなればなるほど処理速度が落ちていきます。「何万明細もあるファイルを集計している途中に表計算ソフトがクラッシュしてしまった」「ピボットの集計をしてから結果が出るまでに時間がかかる」という経験をされた方も多いと思います。「BIツール」はデータベースを使用することが多いため、表計算ソフトよりも高速にデータを処理することができます。

<色々なデータを統合できる>

表計算ソフト以外にも社内には色々なソフトやシステムがありませんか?売上管理、顧客管理、財務会計、給与計算、SFAなど、データ形式が違うシステムからデータを抽出し、表計算ソフトでデータを関数や手動で統合し、集計をすることもあると思います。

「BIツール」ならあらかじめ設定をしておくことで複数システムのデータを自動で統合し、集計することができます。例えば売上管理システムと顧客システムのデータの中に共通の顧客コードがあれば、どちらかにしかない項目があっても簡単に統合することができます。

例えば、以下の図のように「顧客コード」をキーにそれぞれのデータを統合することで分析の幅が広がるのがご理解いただけると思います。

<スムーズなデータ共有>

表計算ソフトでデータを共有する場合に多いのがグループウェアや共有フォルダに置いたり、メールに添付をして関係者に送信したりする方法です。共有はできますがメールサーバーやファイルサーバーの容量を圧迫します。外出先などですぐにデータを見たい時にはその都度社内サーバーにアクセスし容量の大きいファイルを開くという不便が起こります。

それに対してブラウザベースの「BIツール」であれば、インターネット環境さえあればパソコンでもタブレットでもスマートフォンでもスムーズに必要なデータを見ることができます。

また表計算ソフトの場合はデータ・ファイルを更新するとその都度共有が必要ですが、「BIツール」であれば基となるデータが更新されていればブラウザからアクセスするだけでリアルタイムなデータを見ることができます。

じゃあ表計算ソフトはいらないの?

極論を言えば「BIツール」があれば表計算ソフトがなくても集計・分析はできます。しかし100%なくす、というのは現実的ではありません。例えば、抽出したデータを集計しやすく調整するためにどうしても手動で作業をする必要がある場合は表計算ソフトが手っ取り早くなります。

逆に「BIツール」の集計結果からさらに自分なりの分析や視点を加えて報告したい場合は「BIツール」からデータを出力して表計算ソフトで加工をすることでオリジナリティのある資料・報告書を作ることができます。

「BIツール」と表計算ソフトをバランスよく併用するのがベストです。

終わりに

慣れ親しんできた表計算ソフトの比重を減らし、「BIツール」での運用をすることで、集計担当者の作業を軽減させることができます。そして今まで以上に分析などの先を見通す業務に時間と労力を割くことが経営判断・意思決定の材料を増やせます。「BIツール」の導入にも当然費用・時間がかかりますが、その壁を乗り越えることが、会社の発展につながっていくのではないでしょうか。

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